活動出席率大提升！活動宣傳 7 大 Email 策略完整解析

在成功策劃和執行活動時，無論是線上講座、比賽或線下實體工作坊或展覽，Email 已成為關鍵的行銷工具之一。透過完善的宣傳和行銷策略，能有效傳達活動價值，吸引受眾、提升參與度。

活動前，精心設計的 Email 宣傳能引起潛在參與者興趣，透過有吸引力的主旨和活動內容，能夠吸引受眾的注意，激發好奇心，並促使他們進一步了解活動的詳情。

然而，成功的活動不僅在進行時，更重要的是「報名人數」，需在宣傳中加入急迫性元素，如倒數計時或限時優惠，引導受眾迅速採取行動，確保他們不會錯過報名的機會。活動行銷關鍵是持續互動，用心設計的 Email 能提高報名轉換率，吸引更多參與者。

活動後，透過重點回顧的 Email，呈現活動精彩瞬間，激起參與者的回味與共鳴。也能透過問卷調查，聆聽參與者的聲音，改進下一次的活動策略，提升滿意度和參與體驗。

因此，Email 在活動邀請、活動行銷和重要訊息通知中扮演關鍵角色。接下來將分享各類活動的 Email 行銷案例和信件主旨設計技巧，為你提升活動行銷的策劃能力，吸引更多受眾目光，提升參與度，創造成功的活動體驗。

為什麼 Email 行銷是舉辦活動的成功關鍵？

儘管如今多數人花在社交媒體上的時間比以往更多，但是根據調查 72% 的消費者仍然偏好 Email 作為主要的溝通渠道。

尤其是「舉辦活動」，透過 Email 宣傳活動，你可以這麼做：

• 活動正式宣傳前就開始創造話題性
• 針對目標受眾，發送活動邀請信
• 提供早鳥票限時優惠價
• 藉由贈品促銷來推廣你的活動
• 利用倒數計時器，提醒目標受眾及時購票
• 寄送確認信件，告知已完成付款及活動報名
• 預先介紹活動關鍵重點，增加報名者的期待感
• 寄送重要的活動資訊（例如 Google Meet、Zoom 會議連結、時間表、地點和交通方式）
• 活動結束之後，分享活動中精彩回顧

舉辦一場成功的活動，必不可少的 7 封 Email 策略規劃

當你在規劃活動時，無論是一場線上講座或研討會，還是為期三天的大型展覽，都需要一個精心策劃的活動宣傳策略。在活動行銷策略中，Email 扮演著關鍵溝通角色，以下是按順序列出的活動相關 Email 步驟：

Email 1：透過「活動正式宣傳」信，引起興趣並提高曝光度

Email 2：門票開售信件，「優化 CTA 行動呼籲」，推動購票轉換率

Email 3：利用「倒數計時」信件，營造急迫感和 FOMO 效果（錯失資訊的恐懼感）

Email 4：「報名確認」信，發送門票

Email 5：寄送信件「預告精彩環節」，增加活動期待感

Email 6：在活動前幾天或當天，發送「提醒出席」的信件

Email 7：活動後發送「問卷調查、重點回顧、獎勵」再行銷信，突顯此次活動的亮點，並宣傳你的下一個活動

寄送一系列的活動相關信件，看起來需要花費不少心力？但你別擔心，現在透過行銷自動化工具，這一切將變得簡單許多了！借助自動化行銷工具，你只需設定一次，藉由「活動」觸發自動化的 Email 腳本，就能確保後續發送一系列的信件。

接下來，將與你分享 7 個必備的活動信件，希望你在籌辦活動時，可以作為參考。

以下分享的 Email 案例，是作者曾經參加過的活動，以及過去在 Email 信箱中曾經收過的活動相關信件。

1. 「正式宣傳」活動曝光信

你的第一封 Email 是讓邀請的目標對象，瞭解你的活動，並引起他們對活動感到興趣！

在這封活動宣傳信中，你需要引起收件者的好奇心。至於你何時寄送此活動宣傳信，取決於你正在籌備的活動。例如一般會議邀請信，可以在活動前幾週寄出；而大型活動則可能需要提前數個月開始宣傳。

在第一封活動宣傳信件中，你可以保持活動的神秘感，稍後再提供更多細節，或者你也可以立即分享所有資訊。

讓收件者感覺他們是第一個獲得活動的優先報名通知，會是一個很好的行銷方式。並在信件中使用「專屬貴賓邀請」和「我們誠摯邀請你」等詞語，增加連結性與互動性。

內容策略重點

在活動宣傳信中，將會包含以下這些資訊：

• 活動名稱
• 活動類型（比賽、講座、課程、展覽、工作坊等各種活動）
• 演出陣容（講者、品牌代表、演出者等）
• 活動的地點、日期和時間（線上或線下實體活動）
• 如何購買門票或 RSVP（回覆邀請）

信件中還有很關鍵的部分是，需要花一些心思說明，並引起他們的興趣：

• 「為什麼他們應該報名活動？」
• 「告訴參加者在活動中將獲得什麼價值？」

主旨設計參考

• 🔥總獎金高達 270 萬，等你來挑戰！2023 數位科技解決方案競賽熱烈徵件中
• ⚡老客 VIP 專屬場⚡首發試聽會｜最速傳奇，AERO PRO 低延遲降噪耳機，等你來體驗
• 一起與春天來場約會吧！「2023 VOGUE 風格野餐日」下週六登場，亮點懶人包帶你一次看

2. 「提升轉換」活動報名信

在第一封活動宣傳中，發布了活動主題。在下一封信件中，是時候進一步說明並增加「急迫感」了。告訴目標受眾此次活動的精彩陣容，讓他們獲得重要的活動資訊。

這封信件可以預先排程或透過自動化設定，發送時間為在第一封活動宣傳信後的幾天。也可以透過信件的點擊追蹤，僅針對前一封信件有開信，但是未採取任何行動的人發信。

內容策略重點

這封信件的重點在於，透過「清楚且強烈的」行動呼籲按鈕（CTA），盡可能促使收件者採取行動。CTA 設計的訣竅是「顯眼、明確」，以便讓收件者確切的知道在哪裡完成活動報名。

想要更了解如何在活動信件中利用 CTA 提高轉換率嗎？可以參考這篇文章，將與你分享如何設計一個有效的 CTA：4 個 Call to action 行動呼籲，協助你提升電子報點擊率

主旨設計參考

• 【立即報名】2023 COMPUTEX FORUM｜3 天精采議程 x 4 大主題論壇 x 12+ 重磅講師
• 免費報名【7/27 顧客進化論】饗賓餐旅 x CAFE!N x HAPPPY GO，掌握消費動態，打造有感新體驗！
• 你的 GA 還沒升級？6/18（日）GA4 更新導入搶救教戰
• 【立即報名 Google 課程】簡單 3 步驟，輕鬆佈局 AI 廣告策略

3. 「限時、限量」最後報名提醒信

如果你曾經舉辦過活動，現實的狀況是，大多數人都會將事情拖延到最後一刻，在活動報名截止前才完成報名。為了給目標參加者「一點刺激」，寄送一封表達緊迫感的活動報名信件，是有幫助的。

內容策略重點

在這封活動宣傳信中，你能以「友好提醒」的方式，加入「限時、限量」等元素：

• 早鳥優惠價只到今天
• 門票即將完售
• 價格即將上漲
• 只剩下最後 13 個名額
• 報名只剩 3 天

最後再次強調「盡快採取報名」可以獲得什麼？搭配「倒數計時器」可以幫助他們直觀地看到剩下多少時間，對於增加急迫感相當有效。

如果能預先安排活動優惠到期日，你也可以藉由自動化工具安排信件，在截止日期前幾天安排發送，這樣收件者將在收件匣中收到一封緊急且友好的提醒信。

主旨設計參考

早鳥優惠

• 用 AI 高效製作短影音，早鳥現省 $400！6/18（日）吸睛短影音智慧製作工作坊
• 【早鳥只要 $500】從新手變中手的 AI 創造力！5/31（三）善用 ChatGPT 升級行銷工作價值
• 【早鳥 88 折明天截止！】部屬進度不佳，你該插手嗎？5/3 教練領導學
• ITF 台北國際旅展早鳥限量 75 折限時兩天！搶完票價可就調漲，拜神拜佛可都沒有用喔～

限量席次

• 【⚡️學習營僅剩最後 5 席！】📢 下週四就開營！一定要參加學習營的 3 大原因
• 【5K 勇氣組-最後名額搶購中】2023 Garmin Run 亞洲系列賽 臺北站，邀請您和我們一起跑出傳奇

截止倒數急迫感

• 【報名倒數最後三天】從 Google 廣告到 SEO，搜尋流量一次搞定！
• ⏰88 折優惠倒數【8/23 簡報溝通實戰】善用數據圖像 + 口語表達，聽眾記憶力提升 20%！席位有限，立即報名
• 🛎你的 75 折優惠即將到期，解鎖你的未來行銷職能【早鳥優惠延長至 4/14 截止】
• 🔰最後機會! 立刻報名 7/5 (三) SynoSec Day 🎁 年度人氣 NAS 及限定款好禮等你拿

4. 「提供門票」報名確認信

當你發送這封信時，先恭喜你，你成功售出門票了！寄送門票確認信，是活動信件中最重要的一封。當客戶完成購票或 RSVP（回覆邀請）時，此信件會自動發送。

內容策略重點

這封信件內容的特性，內容簡短、直接，只包含最重要的活動訊息，例如：

• 門票資訊（QR-Code、入場證明）
• Google Meet、Zoom 連結（和密碼）
• 交通指引或活動前說明
• 活動須知

若透過 Google 表單或 SurveyCake 等工具作為「活動報名表」，也能串接電子豹的 Email 自動化功能，並使每封信件中加入個人化的資訊內容。

或者，你也能透過手動方式，匯出參加者名單，將這些名單匯入你的電子豹帳戶，寄送後續的報名確認信，也能加入個人化資訊。

主旨設計參考

• 您的席位已確認｜3/8 Google Ads Academy ：提高線上銷售專場
• 【入場票券】6/27(二)「D2C ✕ AI 2023 台灣品牌商務趨勢高峰會」歡迎您！
• 感謝您報名【2023 AI TAIWAN 未來商務展】新商業解方大展ＸAI 產業創新盛會

5. 「增加期待感」活動預熱信

無論此時活動報名是否已經截止了，「活動預熱信」是一個很好溝通內容。從第一封信對外宣傳活動開始到活動舉辦當天之間，盡可能與潛在的報名者和已報名者保持互動，提供他們最新的活動消息。

內容策略重點

可以嘗試在活動前分享：

• 活動中新增的環節內容、神秘出席嘉賓
• 關於講者的深入資訊、訪談或有趣的事
• 來自主辦方的更多資訊
• 抽獎或贈品等

主旨設計參考

• 【活動亮點搶先看】女性也有感的幽默脫口秀，限時 67 折倒數 3 天，還沒上車的快跟上！
• Suit Walk 走入第十年！GQ為何號召千人穿西裝走上街頭？就是要顛覆既定印象！
• 【5/18 研討會】多元辦公企業人資、法務應對策略，沈以軒律師、萬達寵物人資長連袂分享！

6. 「提高出席率」出席提醒信

人們經常忙於工作及生活。除了事先提醒他們標記活動日期之外，在活動前發送提醒出席信件，絕對至關重要。

提醒信件，通常會在活動前 1-3 天寄出，然後在活動當天再次發送。特別是對於線上活動（例如研討會或直播活動），通常會在活動前一天和一小時前發送提醒出席信。對於線下實體活動，最好是在活動前幾天發送提醒信。

內容策略重點

在提醒信件中，你可以提及的資訊：

• 活動主題
• 活動流程時間表
• 關於演講者和主辦人的資訊
• 活動地點、日期和時間
• 線上活動：線上會議連結
• 線下活動：交通指引、周邊旅行指南、美食餐廳介紹
• 需要準備的事項（筆記本和筆、預先填寫或下載的內容）

主旨設計參考

• 就是明天！GQ Suit Walk 千人遊行帥翻信義區，把握最後報名機會
• Hi Lin，5 月份 Google Ads Academy：挖掘潛在客戶專場將於 2 小時後開始，快來跟大家一起上課！
• 提醒您！別忘了明天即將舉行的活動：D2C ✕ AI 2023 台灣品牌商務趨勢高峰會 | 全台規模最大千人品牌商務盛會
• 【2023 NXCON 次世代行銷年會】活動行前通知

7. 「再行銷」活動後感謝信：問卷調查、精彩回顧、獎勵

當活動已經結束，但這並不意味著你的活動系列信件也必須結束。再發送一封 Email 吧！

內容策略重點

活動後，你還可以進一步寄送的信件內容：

• 問卷調查（以收集關於這次活動的回饋與建議，藉此改善下一次的活動）
• 重點回顧（講者簡報、圖表、影片或筆記摘要）
• 感謝訊息
• 得獎者公告及領獎辦法（如果活動有舉辦抽獎或贈品活動）
• 宣傳另一個即將到來的活動

這時你可以針對活動後的寄送名單做分眾溝通，針對實際參加者，提供活動重點回顧；另外，也能針對此次不克參加活動的人，與他們分享這次活動的精彩盛況，呼籲他們下次務必把握報名機會，藉此宣傳下一次的活動。

主旨設計參考

• 《開信領取》新手講座專屬優惠＋講座簡報下載｜儲值任一方案折扣 500 元
• 【誠摯感謝】感謝您報名產品經理學習營，提供簡報與影片，特別爭取了優惠想提供給報名活動的朋友
• 【VOGUE 請你喝咖啡】臺北時裝週滿意度調查，填寫問卷即可抽好禮！
• 【影片回看連結🌟】6/10 遠距業務開發的致勝攻略
• 課後問卷 – 大人的說話課：條理清晰地說出觀點、發揮影響力
• 謝謝你參加「 報表入門-善用 Google Analytics 4 快速洞悉顧客數位旅程」課程，填寫問卷將獲完課證明！

試試最佳的活動行銷工具，提升宣傳效果

當舉辦活動時，身為舉辦方肯定都希望報名者絡繹不絕，現場人數大爆滿！

善用前面提到的 7 封 Email 行銷策略，一定能提高活動宣傳效果。此外，使用行銷工具，能為行銷人員節省時間，並更有利於優化活動成效。

借助 A/B 測試功能，優化活動成效

透過 Email 信件宣傳活動，只有當收件者開啟信件，看到活動的內容後才有可能採取報名行動。因此，提高活動信件的開信率成為重要關鍵。設計讓人感興趣的「信件主旨和預覽文字」，將是影響開信率的主要因素。

電子豹 A/B 測試功能，能幫助你找出最適合受眾的行銷方法，你可以參考這篇文章：主旨優化的 7 個秘訣＋A/B 測試，教你提升 Email 開信率

▶︎ 點擊這裡：了解更多電子豹功能特色

利用線上表單＋Email 自動化，提升流程效率

使用電子豹 Email 自動化整合 Google 表單和 SurveyCake 服務，能為你提升活動宣傳、活動通知、問卷調查再行銷的工作效率。

活動前宣傳預熱、報名通知：針對報名者或潛在顧客，增加期待感，使活動舉辦更加成功。活動表單填寫完成後，寄送報名確認信、活動預告、出席提醒或行前通知等重要訊息。

活動後問卷調查、再行銷：完成問卷調查後，提供專屬獎勵，以提高填答意願，同時精準再行銷。問卷調查完成後，寄送再行銷信件，提供專屬的小禮物、折扣碼或獎勵內容。

▶︎ 點擊這裡：探究電子豹 Email 自動化整合「線上表單」服務

---