活動報名率翻倍攻略！7 封 Email 讓你從門可羅雀到座無虛席

辦活動最怕什麼？就是辛苦籌備半天，結果報名人數不如預期！

其實那些報名秒殺的活動主辦方，並沒有什麼特殊背景。他們只是比較懂得運用 Email 行銷而已！

聽起來有點意外對吧？在這個大家都在滑社群的年代，誰還在乎 Email？但根據調查，72% 的消費者仍偏好透過 Email 接收活動資訊。更重要的是，善用 Email 策略的主辦方，報名率往往比同業高出許多。

想像一下：精心設計的預告信先引起話題。接著用誠懇的邀請信打動目標受眾。然後呢？早鳥優惠讓人感到划算，適時提醒產生行動力！看到「名額有限」這樣的訊息，是不是會讓人認真考慮報名？

但專業做法還不止於此。活動結束後，感謝信、精彩回顧，甚至後續問卷調查，都能讓參與者留下好印象。願意參加下次活動。

這就是 Email 行銷的價值所在！從陌生受眾變成報名者，從參與者變成忠實支持者。每封信都在為你的活動建立更好的品牌形象。

想了解這套「活動行銷策略」嗎？接下來的 7 封關鍵信件，將幫助你有效提升活動的報名率和參與度！

為什麼 Email 行銷是舉辦活動的成功關鍵？

儘管如今多數人花在社交媒體上的時間比以往更多，但根據調查顯示 72% 的消費者仍然偏好 Email 作為主要溝通渠道。這個數據說明了什麼？Email 依然是最直接、最有效的行銷工具。

當你準備舉辦活動時，Email 行銷就像貼心的活動助理。在正式宣傳前就開始營造話題，讓目標受眾產生好奇心。神秘預告往往比直接宣傳更吸引人。

接著，精準的邀請信觸及理想參與者。不是群發，而是針對性溝通。而早鳥優惠？這是促進立即行動的催化劑。限時折扣創造急迫感。

當活動開始受到關注，贈品促銷能擴大宣傳效果。人們喜歡額外價值。同時善用倒數計時器這個心理學工具，適時提醒觀眾把握最後購票機會。時間壓力驅動決策。

一旦完成報名，確認信件不只是交易憑證，更是建立信任的關鍵接觸點。讓參與者感到安心。

活動前夕，預先分享亮點內容有效提升期待值。期待感是成功活動的重要元素。而詳細的活動資訊信件—會議連結、完整時程、地點指引、交通建議—確保每位參與者順利到場。細節決定成敗。

最後，活動結束後的回顧分享信延續美好體驗。這不只是結束，更是下次合作的開始。

透過這樣完整的 Email 溝通流程，你不只推廣活動，更建立有意義的關係。讓每位收信者感受到被重視和關懷。這就是 Email 行銷的真正力量。

打造專業活動頁面，提升報名轉換率的關鍵

活動宣傳不僅止於 Email 推廣，更需要一個吸引人的活動頁面作為轉換的重要節點。許多行銷人在策劃活動時，往往忽略了「著陸頁面」（landing page）的重要性。想像一下，當收件者被你精心設計的廣告活動吸引，點擊連結後卻進入一個陽春的 Google 表單，這樣的體驗落差可能讓潛在參與者打退堂鼓。

專業的一頁式活動頁面能夠延續 Email 的視覺設計，詳細展示活動亮點、講者陣容、議程安排，並透過內嵌表單功能直接完成報名流程。更重要的是，這些頁面能自動串接後續的 Email 行銷自動化流程，從報名確認到活動提醒，打造無縫的參與者體驗。

對於需要快速上線活動頁面的行銷人來說，了解更多一頁式網頁設計工具能幫你在活動籌備的緊湊時程中，迅速建立專業且具轉換力的活動頁面。

舉辦一場成功的活動，必不可少的 7 封 Email 策略規劃

當你在規劃活動時，無論是一場線上講座或研討會，還是為期三天的大型展覽，都需要一個精心策劃的活動宣傳策略。在活動行銷策略中，Email 扮演著關鍵溝通角色，以下是按順序列出的活動相關 Email 步驟：

Email 1：透過「活動正式宣傳」信，引起興趣並提高曝光度

Email 2：門票開售信件，「優化 CTA 行動呼籲」，推動購票轉換率

Email 3：利用「倒數計時」信件，營造急迫感和 FOMO 效果（錯失資訊的恐懼感）

Email 4：「報名確認」信，發送門票

Email 5：寄送信件「預告精彩環節」，增加活動期待感

Email 6：在活動前幾天或當天，發送「提醒出席」的信件

Email 7：活動後發送「問卷調查、重點回顧、獎勵」再行銷信，突顯此次活動的亮點，並宣傳你的下一個活動

寄送一系列的活動相關信件，看起來需要花費不少心力？但你別擔心，現在透過行銷自動化工具，這一切將變得簡單許多了！借助自動化行銷工具，你只需設定一次，藉由「活動」觸發自動化的 Email 腳本，就能確保後續發送一系列的信件。

接下來，將與你分享 7 個必備的活動信件，希望你在籌辦活動時，可以作為參考。

以下分享的 Email 案例，是作者曾經參加過的活動，以及過去在 Email 信箱中曾經收過的活動相關信件。

1. 「正式宣傳」活動曝光信

你的第一封 Email 是讓邀請的目標對象，瞭解你的活動，並引起他們對活動感到興趣！

在這封活動宣傳信中，你需要引起收件者的好奇心。至於你何時寄送此活動宣傳信，取決於你正在籌備的活動。例如一般會議邀請信，可以在活動前幾週寄出；而大型活動則可能需要提前數個月開始宣傳。

在第一封活動宣傳信件中，你可以保持活動的神秘感，稍後再提供更多細節，或者你也可以立即分享所有資訊。

讓收件者感覺他們是第一個獲得活動的優先報名通知，會是一個很好的行銷方式。並在信件中使用「專屬貴賓邀請」和「我們誠摯邀請你」等詞語，增加連結性與互動性。

內容策略重點

在活動宣傳信中，將會包含以下這些資訊：

• 活動名稱
• 活動類型（比賽、講座、課程、展覽、工作坊等各種活動）
• 演出陣容（講者、品牌代表、演出者等）
• 活動的地點、日期和時間（線上或線下實體活動）
• 如何購買門票或 RSVP（回覆邀請）

信件中還有很關鍵的部分是，需要花一些心思說明，並引起他們的興趣：

• 「為什麼他們應該報名活動？」
• 「告訴參加者在活動中將獲得什麼價值？」

主旨設計參考

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2. 「提升轉換」活動報名信

在第一封活動宣傳中，發布了活動主題。在下一封信件中，是時候進一步說明並增加「急迫感」了。告訴目標受眾此次活動的精彩陣容，讓他們獲得重要的活動資訊。

這封信件可以預先排程或透過自動化設定，發送時間為在第一封活動宣傳信後的幾天。也可以透過信件的點擊追蹤，僅針對前一封信件有開信，但是未採取任何行動的人發信。

內容策略重點

這封信件的重點在於，透過「清楚且強烈的」行動呼籲按鈕（CTA），盡可能促使收件者採取行動。CTA 設計的訣竅是「顯眼、明確」，以便讓收件者確切的知道在哪裡完成活動報名。

想要更了解如何在活動信件中利用 CTA 提高轉換率嗎？可以參考這篇文章，將與你分享如何設計一個有效的 CTA：4 個 Call to action 行動呼籲，協助你提升電子報點擊率

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3. 「限時、限量」最後報名提醒信

如果你曾經舉辦過活動，現實的狀況是，大多數人都會將事情拖延到最後一刻，在活動報名截止前才完成報名。為了給目標參加者「一點刺激」，寄送一封表達緊迫感的活動報名信件，是有幫助的。

內容策略重點

在這封活動宣傳信中，你能以「友好提醒」的方式，加入「限時、限量」等元素：

• 早鳥優惠價只到今天
• 門票即將完售
• 價格即將上漲
• 只剩下最後 13 個名額
• 報名只剩 3 天

最後再次強調「盡快採取報名」可以獲得什麼？搭配「倒數計時器」可以幫助他們直觀地看到剩下多少時間，對於增加急迫感相當有效。

如果能預先安排活動優惠到期日，你也可以藉由自動化工具安排信件，在截止日期前幾天安排發送，這樣收件者將在收件匣中收到一封緊急且友好的提醒信。

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4. 「提供門票」報名確認信

當你發送這封信時，先恭喜你，你成功售出門票了！寄送門票確認信，是活動信件中最重要的一封。當客戶完成購票或 RSVP（回覆邀請）時，此信件會自動發送。

內容策略重點

這封信件內容的特性，內容簡短、直接，只包含最重要的活動訊息，例如：

• 門票資訊（QR-Code、入場證明）
• Google Meet、Zoom 連結（和密碼）
• 交通指引或活動前說明
• 活動須知

若透過 Google 表單或 SurveyCake 等工具作為「活動報名表」，也能串接電子豹的 Email 自動化功能，並使每封信件中加入個人化的資訊內容。

或者，你也能透過手動方式，匯出參加者名單，將這些名單匯入你的電子豹帳戶，寄送後續的報名確認信，也能加入個人化資訊。

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5. 「增加期待感」活動預熱信

無論此時活動報名是否已經截止了，「活動預熱信」是一個很好溝通內容。從第一封信對外宣傳活動開始到活動舉辦當天之間，盡可能與潛在的報名者和已報名者保持互動，提供他們最新的活動消息。

內容策略重點

可以嘗試在活動前分享：

• 活動中新增的環節內容、神秘出席嘉賓
• 關於講者的深入資訊、訪談或有趣的事
• 來自主辦方的更多資訊
• 抽獎或贈品等

主旨設計參考

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6. 「提高出席率」出席提醒信

人們經常忙於工作及生活。除了事先提醒他們標記活動日期之外，在活動前發送提醒出席信件，絕對至關重要。

提醒信件，通常會在活動前 1-3 天寄出，然後在活動當天再次發送。特別是對於線上活動（例如研討會或直播活動），通常會在活動前一天和一小時前發送提醒出席信。對於線下實體活動，最好是在活動前幾天發送提醒信。

內容策略重點

在提醒信件中，你可以提及的資訊：

• 活動主題
• 活動流程時間表
• 關於演講者和主辦人的資訊
• 活動地點、日期和時間
• 線上活動：線上會議連結
• 線下活動：交通指引、周邊旅行指南、美食餐廳介紹
• 需要準備的事項（筆記本和筆、預先填寫或下載的內容）

主旨設計參考

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7. 「再行銷」活動後感謝信：問卷調查、精彩回顧、獎勵

當活動已經結束，但這並不意味著你的活動系列信件也必須結束。再發送一封 Email 吧！

內容策略重點

活動後，你還可以進一步寄送的信件內容：

• 問卷調查（以收集關於這次活動的回饋與建議，藉此改善下一次的活動）
• 重點回顧（講者簡報、圖表、影片或筆記摘要）
• 感謝訊息
• 得獎者公告及領獎辦法（如果活動有舉辦抽獎或贈品活動）
• 宣傳另一個即將到來的活動

這時你可以針對活動後的寄送名單做分眾溝通，針對實際參加者，提供活動重點回顧；另外，也能針對此次不克參加活動的人，與他們分享這次活動的精彩盛況，呼籲他們下次務必把握報名機會，藉此宣傳下一次的活動。

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試試最佳的活動行銷工具，提升宣傳效果

當舉辦活動時，身為舉辦方肯定都希望報名者絡繹不絕，現場人數大爆滿！

善用前面提到的 7 封 Email 行銷策略，一定能提高活動宣傳效果。此外，使用行銷工具，能為行銷人員節省時間，並更有利於優化活動成效。

借助 A/B 測試功能，優化活動成效

透過 Email 信件宣傳活動，只有當收件者開啟信件，看到活動的內容後才有可能採取報名行動。因此，提高活動信件的開信率成為重要關鍵。設計讓人感興趣的「信件主旨和預覽文字」，將是影響開信率的主要因素。

電子豹 A/B 測試功能，能幫助你找出最適合受眾的行銷方法，你可以參考這篇文章：主旨優化的 7 個秘訣＋A/B 測試，教你提升 Email 開信率

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利用線上表單＋Email 自動化，提升流程效率

使用電子豹 Email 自動化整合 Google 表單和 SurveyCake 服務，能為你提升活動宣傳、活動通知、問卷調查再行銷的工作效率。

活動前宣傳預熱、報名通知：針對報名者或潛在顧客，增加期待感，使活動舉辦更加成功。活動表單填寫完成後，寄送報名確認信、活動預告、出席提醒或行前通知等重要訊息。

活動後問卷調查、再行銷：完成問卷調查後，提供專屬獎勵，以提高填答意願，同時精準再行銷。問卷調查完成後，寄送再行銷信件，提供專屬的小禮物、折扣碼或獎勵內容。

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完整活動行銷生態圈：從名單搜集頁面到顧客經營

除了 Email 自動化與線上表單的整合應用，一個成功的活動行銷策略還需要考慮「入口頁面」的設計。當你透過社群媒體、廣告投放或口碑宣傳吸引潛在參與者時，他們需要一個專業、清楚且易於操作的頁面來了解活動詳情並完成報名。

現代的活動行銷講求效率與自動化。透過 No-Code 的一頁式網頁工具，你可以快速建置活動專屬頁面，內嵌報名表單直接蒐集參與者資料，並自動觸發歡迎信、確認信、提醒信等一系列 Email 流程。這種「頁面＋表單＋自動化」的整合應用，不僅節省人力成本，更能確保每位報名者都獲得一致且專業的溝通體驗。

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