你必須知道，比收集 Email 名單更重要的事！內行人的 Email 名單管理術

除了 收集 Email 名單的策略，並下了苦工執行之後，緊接而來的重要議題就是：「Email 名單管理」。為什麼你需要維護 Email 名單？不良的 Email 名單品質又會造成什麼問題？定期進行 Email 名單的維護，可以提升確保每一份會員名單處於最佳狀態。不良的 Email 名單品質，可能會帶給你以下的負面影響：

1. 客戶的抱怨，郵件信譽（Reputation） 的降低，造成往後發信的困難。
2. 到達率、開信率、點擊率的下降，客戶信任，品牌價值的折損，行銷資源的浪費。

從上面的兩點可以看出來，名單並不是越多越好。無效的名單會變成行銷活動的拖油瓶。如果可以的話，你必須避免無效、無互動和重複的電子郵件地址。建議你每半年檢查並整理你的 Email 名單一次，並排定維護名單的時程，尤其是在旺季之前。

持續維護你的名單以建立強大的郵件信譽（Reputation），強化與各 Email 發信系統的關係。最重要的是，讓電子報內容符合收件者的期待。請參考以下的作法與案例，幫助你達成電子報行銷目的。

7 個正確維護 Email 名單的重要觀念

1. 避免從第三方名單供應商購買名單

我們談過，買名單會對你造成什麼樣的負面影響。短期來說，買名單可能會在亂槍打鳥的情況下帶給你一些獲利。然而，如果你持續的寄送不相關的電子報，你的 Reputation 最終會因為使用者檢舉迅速的降低。

2. 確認訂閱

確認訂閱 (Double opt-in) 可以避免由使用者輸入錯誤造成的無效名單，確保訂閱者輸入了有效的電子郵件地址。此外，也可以確認訂閱者是真的想要訂閱你的電子報，而不是在無意間勾選。這樣做可以把無效的電子郵件名單「淨化」。

3. 移除退信和無效名單

大部分的電子報系統會在兩次退信後自動進行移除或標記，這對名單管理絕對有幫助。持續寄信給無效名單會對電子報行銷的整體表現造成負面影響，尤其是你的到達率。

4. 不要刪除無效名單

刪除無效名單可以讓不愉快的回憶立即從你的回憶中消失。然而，跟著一起不見的是「名單紀錄」，紀錄有什麼用呢? 當你匯入新名單時，名單紀錄可以協助你避免匯入曾經失效的名單，因此造成重複對無效、取消訂閱的名單進行發送，進而造成資產的損失。

5. 讓客戶了解收到訊息的原因，提供簡單明確的取消訂閱連結

附上你發送電子報的原因，或是名單取得的來源，與客戶建立溝通的橋梁。最重要的是，保護自己遠離個資法的困擾。附上你的取消訂閱連結，越大越好，一定要比畫面上方的「回報為垃圾郵件」、「這是垃圾信」好找。此外，在進入取消訂閱頁面之後，最好只提供單一的資訊和按鈕，避免造成使用者的困惑。

6. 定期向不活躍用戶確認訂閱意願

定期確認不活躍用戶（non-responders）的訂閱意願。如果一些訂閱者持續一段時間都沒開信，你可以考慮不再寄送給他們。尤其是各收件端會根據互動比率來決定你的到達率。

7. 移除功能型帳號（role account）

避免寄給功能型帳號（role account），像是 abuse@、support@、info@ 等帳號。許多情況下，這些帳號的使用者並不會希望他們在工作時還要花心思來管理電子報。然而，做 B2B 生意的公司在這裡可能會有例外。

管理 Email 名單的最佳作法

平均來說，有 20% 的電子報無法達到收件夾，為了提升你的到達率，請確認你確實了執行以下名單管理的最佳作法。最後分享 2 個常見的危險狀況，你也能適時檢視自己，是否也曾經遇見相同的問題。

危險狀況一：年代已久又未曾聯繫的 Email 名單，絕非越陳越香

行銷人員：我們在實體店面蒐集了五年的 Email 會員名單，而我打算現在開始對他們發送電子報。

我們並不建議直接開始發送，因為電子報的寄送許可建立在收件者同意上。如果你在過去五年都沒有寄送電子報，用他們過去五年間的意願做為判斷基準並不適當。此外，許多電子郵件地址可能也已經失效。

在這種情況下，可以從最近 90 天內註冊的人開始發送，確認他們真的想要你的電子報。在你建立一定程度的郵件信譽（Reputation）前，持續的進行這個動作。接著，透過這個過程來改善並建立「真正」的名單後，你可以開始往更遠的時間軸來進行改善，如 91~180 天。持續的進行這項工作以找出活躍的訂閱者。

作為寄件人，你要有自己的發送策略和標準，來認定會員是否處於非活動狀態的標準。例如：有些品牌是用一季當單位，且有固定的寄送策略。其他許多會比一季還長的服務，例如：寄送房地產清單、銀行資訊、年度財務資訊等。這些收據即使一年前曾開啟，也可以被認定為活躣。

然而，對於時間軸太久遠的名單，我們會強烈建議您使用名單清潔工具來進行整理，如：BriteVerify、Data Validation、LeadSpend、Kickbox。若是使用台灣電子豹 Newsleopard 的 Email 行銷工具，就能自動為你管理名單，當你寄送之後，能找你暫時失效或永久無效的 Email 名單，為你做排除，下次寄送時就不會再寄給這些無效的會員，讓名單去無存菁。另外，也能透過名單分眾功能，根據 Email 會員名單個別的開信率活躍度，作為篩選標準，找出活躍的會員做更深度的內容溝通。

危險狀況二：一粒米有可能壞了整鍋粥，你需要即時排除有問題的 Email 名單

行銷人員：我們透過網路流量和自主訂閱增加了 Email 名單數量，除非收到抱怨，我們不會主動把任何人從名單移除。

千萬不要只靠收信軟體的回饋機制（feedback loops）來移除抱怨名單，因為許多收件軟體既使有收件者檢舉，但寄信方系統仍是無法得知的。許多 Email 行銷發信者或系統，根據來自用戶的檢舉，把檢舉者從發信名單中刪除，這一行動會同時被標記為「抱怨或取消訂閱」。從這點來看，許多發信者都認為 feedback loops 機制就足以保持發信名單的品質，並把抱怨者列入無效名單。

然而，這樣做是不夠的！

以 Gmail 為例：Gmail 沒有跟 Hotmail 和 yahoo! 一樣的標準 feedback loop，因此唯一可靠的方式是把 90 天內不活躍的名單移除。「一旦有 Gmail 訂閱者把一封電子報標記為垃圾郵件，你接下來寄給他的電子報都視為垃圾郵件。」因此持續寄送給你的 Gmail 訂閱者們時，Gmail 並不會向 Email 發信系統端回報，使他們無法得知應該刪除的這些抱怨者的名單。然而，那些抱怨者會持續在垃圾郵件中收到你的信件，而且你未來寄出到任何 Gmail 收件者的到達率也會因此受到影響。

同樣的，如果遇到以上的問題，你無法適時的過濾，並找出有問題的 Email 名單，如果讓這些問題名單持續存在你的會員名單中，使得你的整體到達率都會受到負面影響，如同「一粒米壞了整鍋粥」。這時你就更加需要透過專業的 Email 電子報行銷寄送工具，協助你做大量的會員信件發送，並即時的維護你的名單品質，自動為你排除掉無效的 Email 名單，並讓你專心在製作與顧客溝通的電子報內容上，才能讓你的電子報行銷成效越做越好。

重點摘要

1. 電子報 Email 名單是企業的重要資產，需要加以保護並定時維護它。

2. Email 名單數量並不是越大越好，名單品質會反應在數據上，如：開信率、點擊率、轉換率，才是衡量電子報行銷效果最好的依據。

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