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郵件信譽 (Email reputation) 出問題,內容寫再好 Email 只往垃圾信箱跑

每封電子報都將經過檢測,獲得垃圾郵件評分,這份評分就是你的郵件信譽 ( Email reputation )。

相信大家對於商譽Business Reputation ) 都不陌生吧?商譽代表一家企業賺取超額利潤的能力,影響企業的整體價值,作為企業經營者都不能忽視商譽的維持。郵件信譽就像是電子報的商譽,每次寄送都將經過一輪評分,積年累月下來形成評價。

這份評價決定了電子報的寄件歸途:一般信件匣或垃圾郵件匣。

也就是說,如果你的郵件信譽評價太差,Yahoo、Google、Hotmail 等有信箱功能的網路服務業者( ISP, Internet Service Provider )就會把你的電子報通通丟進垃圾信箱,即使訂閱者想看也看不到!只要略估你的 Email 寄送名單中有多少大型 ISP 的用戶,管理郵件信譽的急迫與重要也就不言而喻了。

透過四道檢查手續,助你迅速檢視 Email Reputation

1. 正確設定你的郵件伺服器  ( Mail server )

一般而言,垃圾郵件發送者使用的設備與軟硬體並不會太好。因此,擁有企業專屬的郵件伺服器,不只可以建立公司專業形象,透露公司的合法正規性與規模,還能獲得 ISP 對於公司的信賴。

使用時,注意 IP 反解、DNS ( Domain Name Service )、SPF ( Sender Policy Framework ) 三者的設定正確與否,通常只要有注意到這三個地方,8 成以上的電子報可以獲得 ISP 系統的信任,送達訂戶信箱。

設定數位簽章

與第三方 ESP 合作時,設定電子郵件數位簽章 (Digital Signature),以確保信件確實是由你設定的網域發出,內容未被偽冒、竄改,並確保其正確性、 提升信件可信度,可以讓 ISP 認為你的電子報較為可信,並有效提高活動到達率。
延伸閱讀:設定 Email 數位簽章教學

使用固定寄信網域或 IP 位置

針對不同目的使用個別的 IP ,例如:對不活躍用戶寄送確認訂閱信件,就可以用特定的一個信箱寄送,這樣也不會去影響到信譽。

如果自己公司沒有架設伺服器也不想透過免費的網域寄送電子報,不妨試試電子豹的服務,電子豹的巨量黑名單資料庫及灰白名單分配機制,有效將 IP reputation 維持在高水平分數,確保你的寄信品質始終如一,不用再管 IP 這檔事。

2. 維持穩定的寄送量 (Volume of emails)

每月寄送量若太低,系統將不易評分,因此信譽一般而言不會太高。達到足夠的電子報寄送量後方能建立評價,之後便要小心維持穩定性,突然暴增或銳減都會傷害你辛苦建立的優良信譽。此外,電子報行銷人員應避免使用非法方式群發郵件,不然還沒增加幾個消費者卻損失郵件信譽,那可就欲哭無淚囉!

3.  提升標題與內文的相關性 (Relevance)

訂閱戶不想點開你的電子報,或將它舉報為垃圾郵件是一件相當嚴重的事情,這代表你的主題完全無法吸引訂戶閱讀,甚至讓訂戶感到不愉快,你應該讓標題變得更有趣、更加親近訂戶,讓你的電子報內容更符合標題、可以滿足訂戶的需求,解決他的不便與困擾。

也別忘了提供簡單明確的取消訂閱連結,與客戶建立溝通的橋梁,最重要的是,保護自己遠離個資法的困擾。

4. 時時維護 Email 名單的價值 (Value of list)

你寄發的電子報都能如願到達訂戶收件匣嗎?如果退信率經常高達 20% 甚至更多,那麼是時候好好整理你手上的 email 名單了。根據統計,被退回的信件中,77.5 % 起因於使用者信箱異常造成收不到信件。如果問題出在訂戶信箱容量不足,問題可望解決,然而若是因為名單本身有問題而造成的錯誤,可就大事不妙了!

Email名單會有甚麼問題?

  • 不存在的用戶: 其實,Hotmail系統根本沒有nobody@hotmail.com這個用戶。
  • 域名不存在: 域名是 ”@” 之後的網址,像 @googee.com 便是不存在的域名。
  • Email 已死: 訂戶已經不再以此為慣用信箱,ISP因該信箱長期未使用而將它關閉,想當然爾,電子報一定會被退回。
  • 落入Spam traps 是 ISP 針對垃圾郵件發送者設計的陷阱。他們會設計一些非使用者、專用於測試 Email 名單的信箱網址,姑且稱為 test@yahoo.com.tw,如果系統發現 test 在你的寄信名單中,將會懷疑你為不法的郵件發送者及名單收集業者。

為什麼名單會出現問題?

如果你曾經向外購買大量的 email 名單,而非自己蒐集,那麼其中可能就會包含上述的問題 Email,大大降低你的郵件信譽,尤其以 Spam traps 的傷害最高。

即使是你自己小心蒐集的名單,也可能暗藏危機。訂閱戶可能會不小心打錯自己的 Email,或者系統遭到惡意程式攻擊,因此定期清理名單相當重要,透過系統記錄將多次舉報你的會員、殭屍會員、高退信率的會員一並刪除,可別覺得心痛難以下手,把精力放在對你的產品有興趣的會員身上,彼此都能擁有最好的效益。

還在因成為垃圾郵件苦惱嗎?趕緊試試這四道手續檢視你的郵件信譽,搭配服用「一次搞懂垃圾郵件」,效果加倍喔!另外,認識「灰色郵件」,及早發現、及時治療,不要等到收件者抱怨了你的 Email 才發現問題。


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