電子郵件系統:自建 vs 外包的難題

EDM系統:自建 vs 外包,怎麼做最有利?讓選擇不再兩難

電子郵件無庸置疑是目前網路上使用率最高的媒介之一,雖然社群網路、行動通訊 APP 日趨蓬勃,但因為其一對一的特性,讓電子郵件保有不可取代的地位,也奠定電子報行銷仍廣為被採用的基礎。因此,提供可靠的電子郵件系統是 IT 部門非常重要的工作之一。

建構電子郵件系統其實相當複雜,除了硬體和軟體的需求,還有其他許多層面需要考量,例如過濾垃圾郵件及惡意軟體、軟硬體備份、信件分類解決方案等。

當電子郵件系統服務外包越來越普遍,想要運用電子報行銷的公司也面臨該將電子郵件系統服務外包 ( Hosted Solution ),或由公司自建電子郵件系統 ( In House Solution ) 的選擇問題。以下讓我們來了解一下兩種方案的優缺點吧!

1. 公司自建電子郵件 EDM 系統 ( In House Solution):

一般而言,由公司內部 IT 部門負責建構電子郵件系統的成本較高,不只限於軟體 licenses 及硬體成本,還包含 IT 人員、管理、歸檔、Mobile Email 等成本。若要更精確的估量,你應該還要再加上每年的維護、安裝費用,以及軟體定期更新升級的必要支出。

自行建構電子郵件系統,你需要付出龐大的資金來管理,例如:維持乾淨的伺服器 IP、阻擋垃圾郵件及病毒攻擊、防止硬體設備故障、安裝最新的電子郵件系統附件等。同時上述的每一個環節,也都需要相應的資源以及專業人員來支援,因此你更需要一支專門負責的團隊。

而最龐大的支出不是一開始的固定成本,而是每年固定必要的「維護管理成本」。根據計算,一套電子郵件系統的「維護管理成本」,將會是「系統建構成本」的4倍之多。

 2. 電子郵件 EDM 系統外包 ( Hosted Solution ):

如果將電子郵件系統外包,你將不需要擔心系統的建構和管理。外包的優先好處就是「成本低」。透過系統外包,你可以快速地加入新客戶名單,不需要浪費時間取得軟體 licenses、分配收件夾的空間、設定信箱位址等。此外,系統外包也可以輕鬆地應付郵件進出入時,突如其來的高流量,導致伺服器故障的風險。

隨著雲端電子郵件服務提供者的出現,資料傳輸都將經過加密保護,也都儲存在安全的位置。此外,系統外包提供內在的空間,確保資料都已備份。同時,你可以透過定義用戶級別的限制和規範來管理非法的電子郵件數據通訊。

電子郵件系統外包的缺點是,當你將商業資訊、客戶個人資料都交付給外包廠商,你就失去了對資料的主控權。若廠商的防護不足,你所有的資料都將暴露在危險之中。正因為如此,許多公司即使面對高成本,但為了資料安全與主控權,仍寧願選擇自己架設電子郵件系統。

 

總的來說,將電子郵件系統連同行銷策略一起外包,對於小公司來說是較有好處的,不必負擔基礎建設成本,更能夠將心力專注於本業發展,免除高成本的壓力與行銷的困擾。但對於大公司或需要高度客製化電子郵件系統的公司而言,由公司內部自行架設將更符合需求,因為龐大客戶資料的背後,擁有難以估量的商業價值,所以維護資訊安全及商業機密將是首要的任務。

說了這麼多,選擇還是要回到正在看這篇文章的你,開始評估你的需求,並考量組織目標發展,再來選擇適合公司的解決方案吧!

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(PHOTO via haru mi CC License)

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