10 個 Gmail 隱藏技巧大公開！如果你還不知道，別說你會用 Gmail

電子豹合作夥伴授權轉載，原文出處：《行銷人》曲潔君｜你真的會用Gmail嗎？收回郵件、回覆提醒 10 個Gmail隱藏版技巧（上） & 《行銷人》曲潔君｜Gmail竟然可以禁止複製、自動銷毀機密信件？10 個Gmail隱藏版技巧（下）

Gmail 是越來越多企業選用的郵件工具，簡潔的外觀和方便的 Google 系統是許多新創公司和外商企業的愛用原因之一。不過，除了收信、寄信、回覆、附件等簡單的功能之外，其實 Gmail 還有許多強大又方便的小技巧可以使用，設定完成或學會後，可以讓你在處理郵件工作時，更順暢也更快速！

技巧一：收回誤傳信件

「信件太多，結果竟然回錯信件 …」、「同事英文名字太菜市場，要寄給公司的 John 結果手滑寄給客戶的 John …」、「寄出重要信件的那一刻發現忘記把附件上傳 …」、「不小心把 Hello 打成 Hell …」

以上這些情況，你也發生過嗎？寄錯信件的當下，那種從腳底涼到頭皮的感受，想必每個在職場打滾的你我都有經歷過。其實，Gmail 有一個非常貼心的功能，也就是收回信件。

設定方式：點選 Gmail 右上方的齒輪圖(設定)，進入「查看所有設定」後，就可以找到取消傳送的設定。

有 5 秒、10 秒、20 秒、30 秒可選擇，舉例來說，若選擇 30 秒，在郵件寄出後，「取消傳送」的按鈕會持續出現在左下角 30 秒鐘。

設定完成後，在按下寄送郵件時，左下角會出現「取消傳送」的按鈕，若誤傳郵件，只要在設定的秒數內按下取消傳送，就可以回收郵件。

技巧二：郵件排程

有重要事件必須由你發布，但剛好那天是你的休假日怎麼辦？這時候不必認命的邊度假邊加班發郵件，只要使用 Gmail 的排程功能就可以了。

設定方式：先寫好郵件，在原本按「傳送」的旁邊可以找到一個小箭頭，點下去就可以找到排程的功能。

技巧三：快捷鍵

其實 Gmail 有許多快速鍵可以使用，曾有工程師說過「想加快工作速度，就盡量不要讓手離開鍵盤」，由此可見，取代滑鼠動作的鍵盤快速鍵可以省下許多時間，有效增加工作效率。想使用 Gmail 的快速鍵，要先到設定把快捷鍵功能開啟。

設定方式：到一般設定的地方，點選開啟鍵盤快速鍵。

開啟鍵盤快速鍵後，不知道有哪些快速鍵可以使用嗎？可以點選鍵盤快速鍵下方的瞭解詳情，或是有一個更快的方法：在收件匣頁面，按下鍵盤上的 shift+. / 按下這三個鍵後，會跳出以下畫面，就可以看到所有快捷鍵的按法啦！

另外需要注意的是，以 mac 使用者來說，開啟快捷鍵後，在寫信時，如果按到 command+Enter，信件就會「立刻」傳送出去，有時候不小心左手壓到 command，右手又因為換行按下 Enter 的時候，信件就會不小心傳出去，這點要非常注意。

技巧四：回覆提醒

每天工作的信箱會收到各種不同重要性的來信，有些不緊急的信件，在需要開會或處理其他事情時，會想稍後再回覆。不過時常忙一忙就忘記回覆了，每個人提醒自己的方式不同，有些人會使用標籤功能，有些人會故意不讀取信件，或將信件標示為未讀。

其實 Gmail 還有個很方便的功能，也就是像鬧鐘一樣的回覆提醒。

設定方式：在想要延後的信件上方，找到小時鐘的圖案，點選後就可選取想要 Gmail 提醒你回覆的時間。選取完後信件會暫時跑到「已延後」的信箱，在你設定的時間到了時才會再出現。

這個功能對於常常因為會議太多而漏信的行銷人而言非常有用，看到信的當下沒空回，就設定會議後的時間提醒自己吧！

技巧五：直接在信件建立行事曆

有時候收到活動邀請、會議邀請或是重要事件的 email 時，沒有時間再另外開行事曆，重新打字或建立活動細節。其實 Gamil 有一個貼心的功能，可以直接把信件的內容建立到行事曆中。

設定方式：開啟想要設定成行事曆的信件，點選上方的三個・符號（不是右邊的唷，是上方的），點選「建立日曆活動」。

如下圖，點選完後，行事曆的視窗就會另外開啟，而且你會發現，剛剛那封信件的標題，會直接匯入變成行事曆事件的標題，信件內容則會直接匯入到會議細節中，這樣就不用再辛苦的打字啦！只要匯入後，再調整時間、位置以及參與人就可以了。

這些 Gmail 技巧是不是真的非常實用呢？使用 Google 工具的好處就是 Google 會不斷調整、更新功能，而且與各個 Google 線上工具如：行事曆、雲端儲存空間、 Google 文件等功能可以相互搭配使用。

技巧六：設定寄件信箱

應該有許多人在工作時會同時使用多個信箱，有些是客服信箱、有些是公司內部信箱，但有時因為寄件目的不同，以及希望收到回覆的信箱不同，就必須要一直切換使用者，實在很麻煩！

假若你要使用同個信箱寄出多封信件，但希望從另一個信箱收到回覆，這時候，就可以使用 Gmail 的這個功能，就能在不切換使用者的狀況下，更改寄件信箱。

設定方式：在設定的地方，點選「帳戶」，就可以在「選擇寄件地址」處新增寄件地址了。

技巧七：開啟信件預覽窗格

許多習慣使用 Outlook 信箱的人，剛切換到 Gmail 時最不習慣的就是無法預覽信件。在閱讀大量信件時，每封信件都要點進去，再回到前一頁收件匣、再點進去下一封信件，假若網路環境不好，來回載入的時間就會令人很不耐煩。

其實，Gmail 也是可以開啟預覽信件窗格的唷！

設定方式：在設定點選「收件匣」，在「閱讀窗格」一欄選擇啟用「閱讀窗格」即可。也可以設定想預覽信件的位置。

設定完成後，回到收件匣，點選右上方藍色框框的位置，就可以開啟信件預覽囉！若想調整窗格大小，可以用滑鼠拖曳分割處。

想要切換閱讀窗格的位置，可以按下小箭頭調整。上圖是「垂直分割」的呈現方式。

技巧八：搜尋特定信件

你是否也遇過「明明記得有收過某封信，卻怎麼搜尋也找不到？」的情況呢？大家都知道 Gmail 有搜尋列，可以輸入信件關鍵字搜尋，不過，其實這個搜尋功能遠比你想像的更強大！

除了輸入關鍵字搜尋外，也可以點搜尋列右方的小箭頭，就可以輸入超詳細的搜尋條件，對於信件爆量的工作者而言，這真的是非常好用的功能！

點選右方的箭頭，就可以輸入更詳細的搜尋條件。

有了上圖這麼詳細的搜尋條件，不管是什麼信，都可以輕鬆的被找出來！

技巧九：建立範本

有些信件是工作上會固定用到的，例如：開發信件、感謝信件等，像這類型的信件，只要把它儲存成範本，就可以在寫信時套用，就不用每次都要重打啦！先前還有看過同事特別把範本儲存在另外一份 Google 文件中，要用的時候再複製過來，其實 Gmail 就有內建範本功能囉！

設定方式：在設定中找到「進階」，在「範本」內選取啟用即可。（選取後記得按儲存變更唷！）

開啟功能後，就能在寫信視窗的右下角找到「範本」，在寫好信件後，就可以將草稿儲存成範本了。

存取過範本後，下次在寫信時，就可以照下圖的方式，找到先前儲存的範本，點選插入範本就可以囉！

技巧十：設定私密郵件自動銷毀、禁止複製

雖然每個產業情況不同，但總是會有機密文件、內部文件等，有時是重要開發資料、聯絡名單、個人資訊等。假若擔心這些機密文件在傳送出去後遭到複製或列印的話，Gmail 有個「機密模式」可以開啟，開啟這個功能後傳送的郵件，都無法被轉寄、複製、列印或下載。

在寫信視窗的右下角，可以找到一個特別的鎖頭符號，點下去就可開啟機密模式。

開啟機密模式後，可以選擇「到期日」，當設定的到期日來到時，此信件將無法再被開啟，也就是自動銷毀的概念。

按下儲存後，你的寫信視窗會變成下圖這種深藍色視窗，並在下方顯示信件到期日，假若想重新設定，可以點選右方的「編輯」。

簡訊密碼的部分，筆者實測後發現，輸入電話的地方找不到台灣的電話國碼，因此此功能還無法在台灣使用。假若是寄信給國外的客戶或同事，則可以在按下傳送信件後，輸入對方的電話號碼，這樣對方在開啟信件時，就會收到一組「由 Google 產生的密碼」，請記得，要設定收件者的電話，而不是你自己的喔！也可以參考 Google 官方說明。